Практически все компании и, соответственно, их руководители сталкиваются в своей деятельности с аутсорсингом. В основном использование внешней рабочей силы происходит в процессах IT и бухгалтерского обслуживания. Выгода таких процессов заключается во временном использовании труда квалифицированного специалиста, что, естественно обходится для предприятия значительно дешевле.
В настоящее время получает распространение аутсорсинг услуг охраны. Охранные фирмы существовали и раньше, но лишь некоторые из передовых игроков рынка услуг охраны имеют представление о формировании бизнес-процесса и его интеграции в общую систему функционирования предприятия.
Успешному современному предприятию необходимо подбирать партнеров, которые не только смогут понять требования, а и самостоятельно предложить оптимальную структуру функционирования охраны, как неотъемлемой части общей системы безопасности.
Охрана относится к аутсорсингу бизнес-процессов (BPO - business process outsourcing), который в данном случае заключается в привлечении внешних ресурсов, опыта, знаний, а также налаженной инфраструктуры аутсорсера (исполнителя) для организации и обеспечения защиты имущества объектов охраны, на основании передачи стандартизированных процессов компании.
Выгоды от передачи охраны частному охранному предприятию будут состоять в следующем:
1. Охранное предприятие – аутсорсер перед заключением договора об оказании услуг охраны в обязательном порядке проводит работу по созданию и редактированию необходимой документации. На широких просторах нашей страны практически нет предприятий с четко проработанной системой функционирования охраны, поэтому работа над документацией ведется практически всегда. Документация, которую в общем можно назвать паспортом безопасности объекта охраны, обычно включает в себя следующие документы:
a. Акт экспертной оценки уровня безопасности объекта охраны, с указанием: общих сведений; инженерно-технической укрепленности объекта; основных угроз физической безопасности; состояния зданий и сооружений; условий для обеспечения функционирования сотрудников службы охраны; расчет количества постов охраны и сотрудников для обеспечения функционирования постов охраны по указанному графику. В каждом разделе указывается рекомендация исполнителя по проведению мероприятий улучшения уровня безопасности.
b. Инструкция о пропускном и внутриобъектовом режиме.
c. Инструкции постов охраны.
d. Должностные инструкции сотрудников охраны, осуществляющих деятельность непосредственно на объекте охраны.
e. Инструкции по охране труда, мерах пожарной безопасности, электробезопасности, работы на персональных компьютерах и ноутбуках, о мерах предосторожности несения службы на объекте охраны.
f. Порядок работы и функционирования службы охраны.
g. Инструкции использования спецсредств обороны и технических средств охраны.
2. Во время принятия объекта под охрану на плечи аутсорсера перекладывается ответственность за взятое под охрану имущество и в случае выявления ущерба заказчик вправе рассчитывать на получение компенсации. Аутсорсер для распределения рисков обычно страхует договор об оказании услуг охраны, который в последнем случае дорожает на несколько процентов, что практически не сказывается на уровне затрат, зато имеет практическую уверенность в исполнении договорных обязательств.
3. Экономия денежных средств. За счет сокращения административных расходов. Сокращение расходов является одной из главных причин существования аутсорсинга. В случае с предоставлением услуг охраны скорее всего прямые затраты у предприятия не уменьшатся, зато заказчик получает:
a. Компенсацию НДС т.к. практически все частные охранные предприятия являются плательщиками данного налога.
b. Высвобождение времени у квалифицированных специалистов администрации, в том числе кадровиков (поиск сотрудников охраны и работа с личными делами), бухгалтеров и экономической службы (ведение табелей, начисление заработной платы, отчетность в фонды социального страхования и т.д.), службы безопасности (проверка личных дел сотрудников охраны, работа над документацией, оперативный контроль работы охраны и т.д.) и других служб администрации. Все освобожденное время руководитель твердой рукой сможет направить на закрытие узких мест и развитие предприятия.
c. Аутсорсер занимается обработкой целевой документации и хранением архива. Зачастую необходимость нахождения отработанного документа, например, поиск товарно-транспортной накладной полугодовалой давности может вызвать хаотические движения нескольких десятком человек и скорее всего не принесет желаемого результата, это всегда можно проверить. Аутсорсер обязан архивировать документацию, и запрашиваемый документ будет найден.
d. Необходимую поддержку, в случае увеличения объема услуг охраны. Например, на время проведения ремонтных работ или массового мероприятия. Вместе с этим заказчика перестают волновать вопросы, связанные с нехваткой персонала, например, в период отпусков и больничных.
4. Получение квалифицированного обученного персонала. Аутсорсер заботится о своей репутации, т.к. это один из основных способов привлечения новых клиентов на рынке В2В. Персонал частного охранного предприятия имеет возможность выступать в профильных соревнованиях (внешних и внутренних), а также аутсорсер имеет подготовленную базу для развития физических и психологических навыков. Именно поэтому сотрудники аутсорсера практически всегда обладают большей квалификацией, чем штатные сотрудники предприятия.
5. Получение синергетического эффекта. Зачастую предоставление услуг охраны не является эксклюзивным видом бизнеса частного охранного предприятия. Заключая договор на оказание услуг охраны, заказчик получает не только сами услуги, а и знания, которыми обладают сотрудники аутсорсера.
Очень часто аутсорсер предлагает воспользоваться смежными услугами в качестве бонуса, т.е. бесплатно или за символическое вознаграждение. Такими услугами может выступать поиск подслушивающих устройств, предоставление в пользование спецсредств защиты переговоров, проведение детективных расследований и других мероприятий, связанных с безопасностью.