Деятельность фирм и компаний сопровождается оформлением и ведением большого количества документов. Со временем они накапливаются и занимают много места. Разобраться в системе документооборота и систематизировать хранение – задача, которую можно доверить далеко не каждому сотруднику. Для наведения порядка в архиве требуются специальные знания, позволяющие принимать решения по каждой папке на полке. Одни бумаги подлежат постоянному или временному хранению, другие можно уничтожить, а у отдельной стопки документов уже истек срок давности. Деятельность архивов и соответствующих подразделений в компаниях, фирмах, на предприятиях строго регулируется на законодательном уровне – ГОСТ 2.501-2013.

Преимущества архивных работ на заказ

Не во всех компаниях есть собственный архив. Отсутствие помещения для этой цели и квалифицированных кадров – основные причины. На помощь приходят специализированные компании, предоставляющие услуги архивирования под ключ. Специалист выезжает на объект, проводит первоначальный осмотр документации и составляет коммерческое предложение. Остается подписать договор и систематизация с ответственным хранением будет организована максимально быстро. Преимущества такой услуги можно свести к следующему:

• работа с документами любой сложности;
• комплексная архивная обработка;
• помощь в создании электронной базы;
• повышение информационной безопасности;
• возможность внеофисного хранения;
• подготовка к аудиторским проверкам;
• уменьшение количества бумаг на хранении;
• систематизация и повышение эффективности документооборота.

Как проходит архивная обработка

Учитывая системность таких работ, процесс обработки проходит в несколько этапов. Подготовка начинается с анализа существующего объема бумаг. Задача состоит в определении их состояния, состава, особенностей. После этого происходит сортировка по требуемым критериям. Систематизация внутри каждой группы позволяет упорядочить все по типу, дате создания, по принадлежности к определенному отделу компании (бухгалтерия, секретариат, финчасть). Далее делают опись и проводят окончательную каталогизацию.

При необходимости многие компании, фирмы, предприятия пользуются внеофисным хранением документов. Это избавляет от необходимости постоянно заниматься поддержанием порядка, искать ответственного за это сотрудника или нанимать нового специалиста. При наличии надежного партнера по предоставлению услуг архивирования защита и хранение данных будут под постоянным контролем.

Источник https://reisswolf.ru/