Опыт работы |
18.03.2013-по настоящее время ООО "СервисТелеком" (Полная занятость)
Должность: Секретарь, помощник руководителя
Должностные обязанности:
- Обеспечение жизнедеятельности рабочего места руководителя и других сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе;
- Обработка входящих, исходящих писем, телефонных звонков, факса;
- Заказ канцелярских товаров в офис;
- Заказ сувенирной продукции и полиграфии (на Новый год, День Железнодорожника, 23 февраля, 8 марта и т.д.);
- Заказ воды, чая, кофе, одноразовых стаканчиков по мере необходимости; Покупка продовольственных товаров (конфеты, лимоны, сливки, минеральной воды); Покупка хоз. Товаров для офиса;
- Заказ пропуска в офис, встреча гостей руководителя, чай-кофе, фуршет, мытье посуды;
- Закупка необходимой офисной мебели;
- Заказ оргтехники (МФУ, компьютеры, и т.д.) в офис;
- ФИЛИАЛЫ: Согласование с директорами филиалов закупок Мебели, Канцтоваров, Оргтехники в филиалы (проверка правильности оформления счетов, счетов-фактур, актов, товарных накладных);
- Отправление IT отдел ЗАЯВКИ на создание учетной записи новым сотрудникам центрального офиса
+ установка компьютера, телефона;
- Составление: Заявки на получение пластикового пропуска новым сотрудникам, для доступа на территорию холдинга;
- Заявка IT отдел на перепрограммирование пластикового пропуска на нового сотрудника для доступа в офис;
- Оформление Заявки на пропуск автомобиля сотрудника на территорию служебной парковки офиса (замена авто и включение дополнительного авто);
- Заказ пропусков на служебный автомобиль при поездке в ЦСС, ГВЦ и другие организации;
- Контроль за чисткой кондиционеров;
- Косметический ремонт в кабинетах офиса (организация и контроль по закупке строительных материалов, согласование стоимости ремонтных работ с руководителем);
- Организация работы по уборке и обеспечению комфортных условий, чистоты и порядка в офисных помещениях;
- Контроль за работой систем жизнеобеспечения (водопровода, канализации, электросети, средств связи, оборудования и др.). Вызов технического персонала для устранения возникших неисправностей (например, замена ламп или западающих выключателей и т.д.);
- Организация переезда сотрудников офиса в другой кабинет, в том числе и организация рабочего места сотрудника;
- Заказ визиток сотрудникам центрального офиса, Изготовление табличек для кабинетов (номер кабинета, Должность, Фамилия);
- Отслеживание доставки Исходящей корреспонденции и отправки исходящей почты;
- Запрос цен на закупку оборудования через менеджеров, формирование спецификации;
- Выдача офис-менеджеру и секретарю денег под отчет на хоз. нужды;
- Внесение утвержденных заявок в реестр, передача документов в бухгалтерию;
- Организация заключения Договоров аренды помещения, составление заявок на заключение договора, доп. соглашения;
- Ведение переговоров с Директорами филиалов и Арендодателями в случае не своевременного получения документов, и их исправлением;
- Отправление письменных Уведомлений Арендодателям об изменении реквизитов ООО "СервисТелеком";
-ЦСС ОАО РЖД: Контроль за своевременной ежемесячной оплатой по ЕСМА и Услугам телефонной связи и получением документов;
- ВымпелКом (Москва, Саратов, С. Петербург) ежемесячное составление заявок на оплату "Услуг передачи данных" (Интернет);
- Своевременный контроль за оплатой аренды помещения и услуг связи (интернет, телефония);
- Сбор необходимых документов при приеме на работу сотрудника в Центральный офис и в Филиал по основному месту работы (совместительству), в том числе и Заявления о приеме на работу с дальнейшей его передачей на визу ген. директору и бухгалтерию для подготовки необходимых документов (Приказ о приеме, получение Банковской карты);
- Составление Заявки о приеме сотрудника неофициально, официально по основному месту работы (по совместительству), с учетом согласования фактической з/платы с руководителем;
- Составление заявок: на повышение з/платы по решению руководителя; повышение з/платы в связи с прохождением испытательного срока; о переводе на другую должность; О переводе по основному месту работы; О выплате компенсации за неиспользованный отпуск в связи с увольнением; О выплате компенсации за отработанный период в связи с увольнением;
- Ежемесячная корректировка Штатного расписания (с учетом внесения изменения всех кадровых перестановок: прием, увольнение, повышение з/платы, перевод) и отправка его в отдел кадров;
- Ежемесячная выдача з/платы сотрудникам Центрального офиса, согласно списка;
- Организация командировок руководителей, и других сотрудников ООО «СервисТелекома» и сотрудников филиалов (помощь в оформлении служебной записки, выдача командировочных денег, сбор чеков по приезду, подготовка Авансовых отчетов);
- Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов для получения виз;
- По поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; контроль за исполнением указаний и распоряжений;
- По просьбе Помощника руководителя Формировать ПАПКИ Заказы, Кадры, Авансовые отчеты, Реестры от финансистов, Коммерческие предложения. |
Дополнительные сведения |
Деловые качества:
Большой опыт работы с большими объёмами информации, деловой документации.
Умение строить и развивать эффективные отношения с клиентами, коллегами, высокая способность работать как самостоятельно, так и в команде, огромное желание работать и зарабатывать.
Активная жизненная позиция, направленная на обучение, работу.
Коммуникабельность, пунктуальность, стрессоустойчивость, исполнительность, аналитический склад ума, ответственность, целеустремленность, быстрая обучаемость, энергичность, без вредных привычек. |
Комментарий к резюме |
Добрый день!
Мои деловые качества:
Большой опыт работы с большими объёмами информации, деловой документации.
Умение строить и развивать эффективные отношения с клиентами, коллегами, высокая способность работать как самостоятельно, так и в команде, огромное желание работать и зарабатывать.
Активная жизненная позиция, направленная на обучение, работу. Коммуникабельность, пунктуальность, стрессоустойчивость, исполнительность, аналитический склад ума, ответственность, целеустремленность, быстрая обучаемость, энергичность, без вредных привычек.
Желание большое развиваться! |
